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freee×Square請求書を利用して、売上計上から売掛金消込までの会計処理を完全自動化してみた!

自動仕訳

◆従来のクレジットカード売上の経理処理

従来のインストール型などの会計ソフトであれば、以下のような経理処理をしなければなりませんでした。

しかし、クラウド会計ソフトの「freee」とクレジットカード決済サービスの「Square」を利用すれば、上記経理処理を完全自動化することが出来ます

◆Square(スクエア)とは…

Square

飲食店などのレジでよくみると思います。タブレットやスマホに小さいカードリーダーをつけて、クレジットカードを通し、または、差し込み、画面に手書きでサインすれば決済ができるサービスです。

地方の広島県福山市でも、最近、近所のよく行くステーキ丼のお店がSquareを導入されていました(東京では電子マネーですかね)。また、弊事務所のクライアント様のサロンでも導入されています。

Squareは、店舗でのタブレット型のPOSレジアプリとの印象が強いですが、メールでお客様に請求書を送付することが出来ます

freeeユーザーの方であれば、「freeeでも請求書をメールで送付できるじゃん。」と思われるかもしれませんが、Squareの請求書はクレジットカードでの決済ができることに特徴があります。遠方や海外のお客様と取引する場合は有用だと思います。

通常、請求書を受け取ると銀行から振込をして決済をしますが、銀行振込でなく、クレジットカードで決済すると、代金を振込む側は、支払を先延ばしできるほか、振込手数料がかからないというメリットがあります。
一方、代金を受取る側は、24時間リアルタイムで決済(入金)の確認をすることができるほか、早くて翌日、遅くとも1週間以内にSquareから入金され、資金繰りが改善されるというメリットがあります。

弊事務所は、東京など遠方のクライアント様に対応するため、また、決済手段の多様化に対応するために、Squareによるクレジットカード決済を行っています。

【参考】
Square(スクエア)を導入して、税理士報酬のクレジットカード払いに対応しました。
店舗にレジを導入する前に…タブレットPOSレジを比較レビューしました。

◆freee×Square請求書を利用して、会計処理を完全自動化してみました

以下、弊事務所の事例となります。freee×Square請求書を利用して、売上計上から売掛金消込までの会計処理を完全自動化してみました。

Squareで請求書をメールで送信する以外、後はすべて自動で進んでいきます。

▶Squareで請求書をメール送信

Square請求書

【事例】
今回のケースは、クラウド会計ソフトfreeeの使い方・操作レクチャーをしたときの請求書となります。クラウド会計の使い方・操作レクチャーは、通常1時間3,000円でさせてもらっています。1時間のレクチャーでしたが、クライアント様が「2時間分請求してください。」ということでしたので、2時間分請求させてもらっています。

(freeeとSquareの連携は、既に設定しています。ここでは、設定についての説明は省略します。)

【作業】
Squareで請求書を作成し、メールで送信します。請求書のurlもあるので、チャットなどにurlのリンクを貼って送信することも出来ます。

Squareでは、①お客様がいつメールを開封したか、②決済がいつ行われたかがリアルタイムで分かるようになっています。

また、期日までに決済がないと、自動でリマインドのメールを送る設定をすることもできます。

《以下、全自動となります》

▶freeeに売上が自動計上

freeeとSquareを連携していると、0:00 〜 24:00を1日として区切り、下のような売上計上の仕訳が自動登録されます。

売上計上仕訳

freeeのTOP画面にSquareから未入金の金額が表示されます。

freee Square 売掛金残高

▶freeeで売掛金が自動消込

Squareから入金される銀行口座とfreeeを連携していれば、Squareからの入金明細が自動で取り込まれ、下のような売掛金の回収(消込)の仕訳が自動登録されます。

売掛金消込仕訳

また、freeeのTOP画面のSquareの残高が0円となり、消込がされたことが分かります。

freee Square 売掛金消込

◆まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、弊事務所の事例をもとにSquareの請求書機能と絡めて説明しました。店舗のレジでSquareを利用される場合も、カードリーダーを通してクレジットカードの決済をしさえすれば、会計処理は完全自動となります

なお、MFクラウドや弥生会計オンラインといったほかのクラウド会計ソフトではここまでは出来ません。

逆に、「何もしなくても大丈夫なの?」と不安な方、ご安心ください。 弊事務所では、決算手続として、Squareの売掛金について、公認会計士監査で実施するような各種分析や売掛金残高確認の代替手続などの手法を用いて、Square売掛金残高をガッチリ検証させてもらっています。